Qué datos personales recogemos y por qué los recogemos

El   presente   documento  tiene   por  objeto  establecer   los  principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales acorde a lo previsto por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013;  actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a AGREGADOS EXITO  en el desarrollo de su objeto social.

En las bases de datos  se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, AGREGADOS EXITO puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Adicionalmente, la Política de Tratamiento de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo elTratamiento de datos personales.

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principios

AGREGADOS EXITO dará aplicación armónica a los principios de la Ley 1581 de 2012, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, como son:

  • a) principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.
  • b) principio de finalidad.
  • c) principio de libertad.
  • d) principio de veracidad o calidad.
  • e) principio de transparencia,
  • f) principio de acceso y circulación restringida.
  • g) principio de seguridad.
  • h) principio de confidencialidad.

Sobre el Tratamiento y cual es la finalidad.

La información que consta en las bases de datos de AGREGADOS EXITO es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada,transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, AGREGADOS EXITO podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

La información recolectada por AGREGADOS EXITO  tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social.  Además, guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
Las bases de datos administradas por AGREGADOS EXITO se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la AGREGADOS EXITO o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.


Qué derechos tienes sobre tus datos

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

  •  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales comunicando al responsable del tratamiento . Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  •  Solicitar prueba de la autorización otorgada a AGREGADOS EXITO salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo10 de la presente ley.

  • Ser informado por AGREGADOS EXITO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

  •  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  •  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que AGREGADOS EXITO ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones

AGREGADOS EXITO, debe velar por:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la información, de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar.

  • Administrar, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

  • Mantener en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  • Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

Procedimiento de presentacion y respuesta de consultas quejas y reclamos.

Los reclamos y/o consultas deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular.
  •  Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 
  • Dirección y telefono del titular.
  • Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes ala recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que hadesistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una  leyenda que diga”reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir deldía siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá sureclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Responsable

AGREGADOS EXITO es una Persona Juridica con NIT 801.139.706-8, y domicilio en la ciudad de Caicedonia Valle, Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá dirigirse a:

Dirección: Carrera 14 No. 7 – 06.
PBX: (2) 2165030 – (2) 2165031
Correo electrónico: info@agregadosexito.com

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